メールの使い方 | 日々のメモ

スマホやパソコンで、仕事やプライベートでメールを利用する機会も多いと思いますが、メールを作成する時、返信する時に以下の点に気をつけると受信する人たちに分かりやすい、整理しやすいメールになると思います。

下記内容は、基本原則を述べています。個別の理由がある場合はご自身の方法でお願いします。
また、仕事やグループ内のルールがあればそれに従ってください。

メールのタイトル
メールの返信

メールのタイトル

内容が想像できるタイトルにしよう
- タイトルを見れば、その内容概要が分かる様にしましょう。
  「こんにちわ」、「教えてください」、「如何ですか？」等は依頼内容や質問内容が不明です。何のメールなのかタイトルを見ただけで受信者が想像できる様にしましょう。
  「同期会の打合せ日程」、「卒業旅行スケジュールの提案」等、概要が分かるタイトルにしましょう。最低でも2つのキーワード（同期会・打合せ日程、卒業旅行・スケジュール・提案）があると良いと思います。
簡潔なタイトルにしよう
- タイトルでメールの内容を表現しようとして長くなるとそれも見にくくなります。10～20文字以内にしましょう。
- 【】を使って、メールの内容を強調するのも良いと思います。
  【同期会】打合せ日程、【卒業旅行】スケジュール提案、場合に依っては【至急】【卒業旅行】スケジュール提案、等
- 【】内は変えずに関連する他の内容に置き換えても利用できる大項目が良いと思います。
  【同期会】打合せ日程=> 【同期会】出席者への連絡案、【同期会】会場との打合せ等。
To、CC、BCC の使い分け
- To：意味は「あなたに見て貰いたい」。メールを見て、意見や返信を貰いたい相手を記載します。To、CC、BCC の受信者には、送付先が表示されます。
- CC：意味は「参考に送ります」。参考として見て貰いたい相手を記載します。To、CC、BCC の受信者には、送付先が表示されます。
- BCC：意味は「他の人には内緒で送ります」。BCCに記載したアドレスは、To、CC、BCC の受信者には表示されません。
  相互に関係が無い人（例：お店の顧客全員）に送付する時等に使います。
  なお、BCCに多数の宛先を記載した場合には、メールシステムから（スパムメール送信と判断されて）警告がでる場合があります。

メールの返信

全員に返信しよう
- TOやCCを含めて複数の人に送られてきたメールの場合は、全員に対して返信をします。送信者だけに返信をしたり、特定の人だけに返信をするとその人だけにしかあなたの返信内容が伝わりません。
  そして、あなたの返信に対して更に誰かが返信をすると、特定の（ToやCCに含まれる)人たちだけがその情報を共有することになります。
  逆に言えば、返信先に含まれなかった人々にはメール情報が伝わらず、その後の遣り取りに参加ができないため、状況を把握できずに不安になる可能性があります。
元の文章やを引用しよう
- 元の本文を引用して返信をすれば、どの様な内容について返信をしたかが分かります。本文を引用しない場合に、「承知しました」とだけで返信した場合、何について承知したのかが後で見直した時に不明になる可能性があります。
- また、添付ファイルが無い場合は、返信元の内容を含んでいれば、返信メールで話の流れを把握することができるので、そのメールだけで遣り取りの流れを把握できます。
違う内容を記載する時は、タイトルを変更しよう
- 返信時は元のタイトルをそのまま引用することが原則ですが、別の話題を記載する場合にはタイトルの変更を考えましょう。若しくは新しいタイトルで新たなメールを送信しましょう。
一番最近（最後）の返信に、返信をしよう
- Aさんが、B・Cの2人にメールを送信した場合、そのメールに対してBさんがA・Cさんに返信し、その後 Cさんも Aさんのメールに対して A・Bさんに返信をしたとします。その時、Cさんの返信にはBさんの返信内容が含まれません。タイミング的に気付かない場合はやむを得ませんが、CさんがBさんの返信に対して返信をすることで、Cさんの返信にBさんの返信内容も含まれるので、このメールだけで3人の内容が含まれます。人数が多い場合には１つのメールに全員の返信内容を把握することができます。
自分がToやCC に入っていない場合
- 自分のアドレスが To、CC に入っていない場合は返信を控えましょう。